Raporlar ile çalışmak – herhangi bir işletme için önemli bir yön. Akıllıca hazırlanmış raporlar, mevcut durumu daha iyi anlamak, şirketin zayıf yönlerini bulmak ve iş süreçlerini geliştirmeye yardımcı olur. Bu makalede, rapor oluşturma sürecini nasıl daha basit ve etkili hale getirebileceğinizi anlatacağız.
Rapor yönetim sistemini nasıl etkili bir şekilde oluşturabilirsiniz?
Öncelikle, istatistiğe doğru erişimi sağlamak önemlidir. Oki-Toki’de bunu iki şekilde yapabilirsiniz:
- Rol ve erişim hakları sistemini kullanarak, herkesin gerçekten ihtiyacı olan bilgileri almasını sağlamak. Rol ayarları hakkında daha fazlasını blogumuzda bulabilirsiniz.
- Proje ler kullanarak. Bir çalışan proje ekibinde değilse, verileri göremeyecektir. Bu araç, özellikle çağrı merkezi birden fazla müşteriye aynı anda hizmet verdiğinde, gizliliği korumaya yardımcı olur. Çağrı merkezi için projelerin kullanım ayrıntılarını makalemizde öğrenin blogda.
Rapor yönetim sistemi, veri toplama süreci optimize edilmeden etkili olamaz. Oki-Toki’de, çağrı merkezinin çalışması hakkında tüm gerekli bilgileri almanızı sağlayacak 36’dan fazla farklı rapor bulunmaktadır. Şirketiniz için optimal raporları seçmenize yardımcı olacak makalemizi blogda bulabilirsiniz.
Çağrı merkezinin genel faaliyetlerini görmek için, gerçek zamanlı verileri izlemek önemlidir. Oki-Toki’de bu, widget’lar aracılığıyla gerçekleştirilir. Gerekli widget’ları sırayla, otomatik aramalar, IVR vb. hakkında bilgi almak için admin paneline çıkarabilir ve herhangi bir değişiklikten haberdar olabilirsiniz.
Raporlarla çalışmak için hangi yazılım veya programlar önerilir?
Oki-Toki, rapor oluşturma için tam teşekküllü bir yazılımdır ve veri toplama ve analiz etmeyi kolaylaştırır. Kullanımı kolaydır ve gereken bilgileri hızla almanızı sağlar.
Ancak bazen, verileri işlemek ve analiz etmek için ek programlara başvurabilirsiniz.
Tablolarla çalışmak için:
- Microsoft Excel – veri analizi için bir araçtır, hesaplamalar yapmanızı ve verileri grafikler ve diyagramlar ile görselleştirmenizi sağlar.
- Google Sheets – herhangi bir cihazdan rahat erişim sağlayan ve belgeler üzerinde gerçek zamanlı ortak çalışma imkanı sunan bulut tabanlı bir çözümdür.
Oki-Toki, HTML, Excel, Google Sheets formatlarında manuel aktarımı destekler; bu, verileri hızlı bir şekilde dışa aktarmanızı ve tercih ettiğiniz uygulamalarda analiz yapmanızı sağlar. Ayrıca, bu, meslektaşlarınızla veri paylaşımı yaparken rahatlık ve ortak çalışma etkinliği sağlar.
Oki-Toki’nin API aracılığıyla çeşitli dış sistemlerle entegrasyonu, iş süreçlerinin optimizasyonu için birçok fırsat sunar. Bu, şirketin çalıştığı sistemler arasında otomatik veri alışverişini sağlar. CRM, analitik platformlar, proje yönetim sistemleri ve diğer araçlarla entegrasyon, tüm verilerin senkronize edildiği ve gerçek zamanlı olarak erişilebilir olduğu birleşik bir ekosistem oluşturur.
Entegrasyonlar bölümünde, veri aktarımı ayarları için gereken tüm parametreleri bulabileceğiniz API belgeleri bulunmaktadır.
Raporlarla çalışmayı nasıl optimize edebilirsiniz?
Raporlarla çalışma sürecinin optimizasyonu, doğru araçların seçimi ile doğrudan ilgilidir. Oki-Toki, onları oluşturmayı basitleştirecek birçok kullanışlı özelliği sunar.
Filtreler:
Her Oki-Toki raporu, ana ve ek filtreler içerir. Bunlarla, çağrı merkezinin çalışması, belirli bir iş süreci veya agent hakkındaki bilgileri gruplandırabilirsiniz. Filtreleme için parametreleri seçin ve gerekli verileri alın.
Oki-Toki’de ayrı bir araç olarak arama filtresi bulunur. Ana görevi, hedef dışı aramaları (test, eğitim gibi) saklamaktır. Ayarları ve kullanımı hakkında daha fazla bilgi için blogumuzdaki makalemize bakın.
Şablonlar:
Raporlarla çalışmayı otomatikleştirmek bilgi işlemini hızlandırır ve hata sayısını azaltır. Eğer çağrı merkezi için aynı istatistiği, örneğin dünkü gelen aramaların sayısını topluyorsanız, şablonları kullanabilirsiniz. Bu, parametre seçimi ve gerekli alanların doldurulması için harcanan zamanı tasarruf etmenizi sağlar.
Oki-Toki’deki şablonlar üç türe ayrılmıştır:
- kişisel – bu şablonu yalnızca oluşturan kullanıcı kullanabilir;
- genel – bu tür şablonları oluşturmak için kullanıcıya özel bir erişim gereklidir. Bunun için “Roller” bölümüne gidin, “Genel Rapor Şablonlarını Yönet” hakkını seçin ve bu seçeneği işaretleyin;
- global – bu bölümde varsayılan şablonlar bulunur. Çoğunlukla kullanıcılara önemli bilgilere hızlı erişim sağlayan bu bilgileri içerirler.
Kendi benzersiz şablonunuzu oluşturmak için “Yeni Şablon Oluştur” seçeneğini seçin. Bir isim belirleyin ve gerekli filtreleri ayarlayın. Ardından bu ayarları kaydedebilir ve gelecekteki raporlarınızı hızla oluşturmak için kullanabilirsiniz.
Dışa Aktarım Seçenekleri:
Oki-Toki’de, stenogramları ve ses dosyalarını PC’nize veya bulut depolamaya aktarabilirsiniz:
- Stenogram aktarımı, HTML formatında gerçekleştirilir. İki yönlü bir stenogram kullanarak, müşteri ve agent arasındaki konuşmanın metin formatını alabilirsiniz. Oki-Toki’de, agent kaydı varsayılan olarak transkribe edilir ve indirilmeye hazırdır.
Stenogram Oki-Toki’de çok dillidir ve metin, farklı dillerde gösterilir. Bu, farklı ülkelerden müşterilere hizmet veren çağrı merkezleri için kullanışlıdır. Tek taraflı stenogramda, sadece agent tarafı kaydedilir – metin, kullanıcının tarayıcı diline göre oluşturulur.
- Verileri bulut dizinine aktarmak için Entegrasyonlar/Dış Kaynaklar bölümünde bulut diski bağlayın. Ses kayıtlarını yüklemek için koşulları seçin ve Oki-Toki’den otomatik olarak veri alın.
Ses kayıtlarını PC’nize veya harici diske indirmek için Arama Günlüğü‘ne gidin. Bunun için, aramaları seçin, indirme yöntemini Export butonu ile ayarlayın ve ses dosyalarını indirin.
Bir raporu meslektaşınıza iletmek istiyorsanız – tarayıcınızın adres çubuğundaki bağlantıyı kopyalayıp herhangi bir mevcut mesajlaşma servisi veya e-posta ile gönderebilirsiniz.
Oki-Toki, rapor oluşturma sürecini optimize etmenize yardımcı olur. Basit ve erişilebilir işlevsellik verilerle daha hızlı ve kolay çalışmanızı sağlar, hataları en aza indirir ve önemli bilgilere erişimi sağlar.
Otomatikleştirilmiş raporlar nedir ve nasıl yardımcı olurlar?
Bu, belirlenen bir zamanlamaya veya belirli koşullar gerçekleştiğinde otomatik olarak oluşturulan raporlardır. Bu, sürekli insan mü dahalesi gerektirmeden hazırlanmalarını sağlar, bu da işlemi kolaylaştırır.
Oki-Toki’de Raportlar ve Datamixer yapıcı bulunmaktadır.
- Raport – seçilen dönem için çağrı merkezinin ana süreçlerine ilişkin özet verileri içeren bir rapordur. İstenen bilgileri kolayca seçebilmeniz için bunları şu bölümlere ayırdık: Aramalar, Otomatik Aramalar, Kullanıcılar, CRM, KPI, Chats, Faturalandırma vb.
Her bölüm, bilgileri detaylandırmak için kullanabileceğiniz bölümleri içerir. Bir rapor oluşturmak için Raportlar bölümüne gidin ve bölümleri seçin. Raporunuz formüle edilecek ve belirtilen e-posta adresine gönderilecektir. Raportlar hakkında daha fazla bilgi için makalemizi okuyun.
- Datamixer – Oki-Toki’nin farklı bölümlerinden veri birleştiren bir yapıcıdır. Datamixer, size özel raporlar oluşturarak benzersiz bilgi kombinasyonları yaratmanıza olanak tanır.
Bir rapor formüle etmek için, Proje Kaynakları/Datamixer bölümüne gidin Datamixer. Kullanılabilir listeden gerekli parametreleri ve alanları seçerek bu aracı ihtiyaçlarınıza uygun hale getirebilirsiniz. Oluşturulan verilerin indirme bağlantısı, seçtiğiniz periyodiklikte e-posta adresinize gönderilecektir.
YENİ! Yakında bu araç ile ilgili bir güncelleme çıkacak. Datamixer sadece görsel olarak değil, işlevsel olarak da genişletilecek. İki tür oluşturma modu – temel ve ileri, yeni rapor alanları, değişiklik logları bu raporları daha kolay ve önemlisi daha kaliteli hale getirmenize yardımcı olacak.
Otomatikleştirilmiş raporlar, düzenli olarak performansı ve verimliliği el ile veri toplamak zorunda kalmadan izlemek isteyenler için uygundur. Gerekli zaman aralığını kullanarak, çağrı merkezinizin son bir saat, gün, hafta veya ayda ki performans istatistiklerini alabilirsiniz.
Oki-Toki, raporlarla çalışma sürecini optimizasyonu için gerekli tüm araçları sağlar. Çeşitli rapor türleri, veri toplama ve işleme otomasyonu, kullanışlı filtreler ve şablonlar, ayrıca dış sistemlerle entegrasyon, rapor hazırlığı hızlandırır ve doğruluğunu artırır. Bu olanaklar, istatistik formülasyonunu önemli ölçüde kolaylaştırır. Doğru ve sağlam veriler, işletmenizin yönetimi ve gelişimi konusunda yardımcı olur.
