Eğer bir kontakt merkezinde çalışıyor ve aynı anda birkaç projeyi yönetiyorsanız, veri yönetiminin gerçek bir baş ağrısı olduğunu biliyorsunuzdur. Müşteri bilgilerinin gizliliğini korumak son derece önemli bir görev haline gelir. Farklı projeler, farklı müşteriler, çok sayıda bilgi – bunların hepsini nasıl organize edebilir ve önemli verileri kaybetmezsiniz? Bu soruların cevaplarını bu makalede bulacaksınız.
Kontak alanları nedir
Kontak alanları, CRM sisteminde saklanan müşteriler hakkında bilgilerdir. Örneğin: isim, soyisim, adres, telefon, e-posta ve agent için gerekli diğer bilgiler. Bunlar sayesinde müşteri hakkında gerekli verileri hızlıca bulabilir ve yeni kayıtlarla tamamlayabilirsiniz. Kontak alanları, şirketin belirli ihtiyaçları ve farklı iş projeleri altında özelleştirilebilir.
Oki-Toki’de kontak alanlarının avantajları
Kontak alanlarını kullanmanın temel amacı – müşteriler hakkında bilginin düzenlenmesi ve saklanması. Oki-toki’de bunu kolayca sistematikleştirebilir, agentların çalışması için erişilebilir ve kullanışlı hale getirebilirsiniz. Projelere göre ayrılma, veriye erişim kontrolünü artırır. Her proje kendi benzersiz alanlarına sahiptir, bu da agentların sadece ihtiyaç duydukları bilgileri görmelerini ve karışıklıktan kaçınmalarını sağlar. Bu yaklaşım sayesinde agentlar sadece mevcut projeleriyle ilgili bilgileri görürler. Ayrıca, alanların projelere göre ayrılması müşteri verilerinin güvenliğini artırır, güvenilir koruma ve gizliliği sağlar.
Oki-Toki’de kontak alanları nasıl oluşturulur
Oki-Toki’de özel alanlar oluşturmak için:
- CRM menüsüne gidin, Kontak alanları bölümüne gelin ve “Oluştur”a tıklayın.
- Ayarlar penceresi açılacak, burada “Ad” alanı zorunludur, diğerleri ise ihtiyaca göre.
- Kullanılacağı projeleri seçin. Eğer henüz yoksa, bunu daha sonra yapabilirsiniz.
Proje oluşturma hakkında daha fazla bilgi için buradaki makalemizi okuyun.
- “Benzersiz değerler” seçeneğini etkinleştirdiğinizde, sistem bu alandaki verilere göre kontakların benzersizliğini kontrol eder, yani her kontak bu alanda benzersiz verilere sahip olur.
- Gizli alan, çağrı sırasında anket başlığında görünmez ve sadece “Maskelenmiş alanları görebilme” yetkisine sahip kişiler tarafından erişilebilir. Bu, belirli çalışanlara sadece bu bilgilere erişim sağlayarak veri güvenliğini ve gizliliğini artırır. Gizli alanlar, önemli bilgilere erişimi kısıtlama yoluyla ekstra koruma sağlar.
Müşteriye ait ek bilgileri CRM’e içe aktarmak için, alanları anketle bağlamalısınız:
- Anket ayarlarında, “Veri ve alanlar” bölümüne geçin.
- “Ekle” butonuna basın ve bir alan bağlantısı penceresi açılacak.
- Kontak alanlarını içe aktarma alanları ile bağlamak için çift süslü parantezleri {{}} kullanın.
- Sabit değer (kontak alanındaki sürekli bir değer) için, ismi süslü parantez olmadan yazın.
Önemli! Oki-Toki harf büyüklüğünü dikkate alır.
Örnekler:
- {{İsim}} = İmportta belirtilen isim
- Satışlar = “Satışlar” sabit değeri
Agentın konuşma sırasında müşteriye ait bilgileri anket formuna ekleyebilmesi için aşağıdaki adımları izleyin:
- Anket ayarlarına gidin, “Yanıt düzenleme” bölümüne gelin.
- “CRM Entegrasyonu” seçeneğini belirleyin ve kontak alanını belirtin.
Agentın yanıtı veya yanıtın içeriği (metin tipi yanıt durumunda) belirtilen kontak alanına bağlanır.
Müşteri verisi koruma mekanizmaları
Oki-Toki’deki alanlar, farklı projeler arasında güvenilir bir veri koruması sağlar. Her alan belirli bir projeye bağlıdır ve sadece o projede çalışan agentlar tarafından erişilebilir. Bu güvenlik önlemleri rastgele veya yetkisiz erişimi önler. Böylece, bir projeden alınan bilgiler asla diğeriyle kesişmez, güvenlik ihlalleri ve sızıntı risklerini en aza indirger.
