Günümüz dünyasında, birçok şirket alacaklılarını gecikmiş ödemeler hakkında bilgilendirmek veya ödeme süreleri hakkında hatırlatmalarda bulunmak için arama yapma ihtiyacıyla karşı karşıya kalmaktadır. Ancak, toplu çağrıların el ile yapılması son derece zaman alıcı ve etkisiz bir süreç olabilir, büyük zaman ve insan kaynakları harcamaları gerektirir.Bu durumda otomatik arama problemin etkili bir çözümü olabilir. Alacaklıların otomatik olarak aranması, zaman ve maliyetleri önemli ölçüde azaltmanın yanı sıra müşterilerle etkileşimin etkinliğini artırmaya yardımcı olur. Alacaklıların arama programları, sesli mesaj, CRM entegrasyonu ve detaylı raporlama gibi çeşitli özelliklere sahip olmalıdır. Bu makalede, müşterilerin aranması ve alacaklıların otomatik olarak aranması ve otomatik aramanın avantajlarını hatırlatmayı ele alacağız.
Alacaklılar nasıl aranabilir?
Alacaklılar manuel olarak veya otomatik olarak aranabilir. Her iki yöntemi de daha detaylı inceleyelim:
Manuel Arama
Manuel arama, her bir çağrının şirket çalışanı tarafından manuel olarak gerçekleştirilmesini ve borçluya numara çevirilip konuşma yapılmasını gerektirir. Manuel arama, alacaklı sayısı sınırlı olduğunda faydalı olabilir. Ancak, çok sayıda numara olduğunda, alacaklıların manuel olarak aranması, çok sayıda kaynak, zaman ve personel eğitimi gerektiren zahmetli bir süreç haline gelir. Ayrıca, manuel arama gece saatlerinde veya hafta sonları genellikle mümkün olmadığından, alacaklılarla etkileşim sürecini yavaşlatabilir.Manuel aramanın avantajları, alacaklılarla kişiselleştirilmiş iletişim kurma ve müşterilerin güven seviyesini artırabilme olasılığı ile karşılaşılan sorunlara ve sorulara daha esnek bir yaklaşım sergileyebilme yeteneğidir.
Otomatik Arama
Manuel aramanın aksine, otomatik arama özel bir yazılım aracılığıyla gerçekleştirilir, bu yazılım otomatik olarak alacaklı numaralarını çevirir ve kaydedilmiş bir sesli mesajı oynatır. Otomatik arama herhangi bir saatte ve hafta sonlarında gerçekleştirilebilir, ayrıca alacaklının yanıt vermemesi durumunda tekrar aramalar için ayarlanabilir.Oki-Toki’den otomatik aramanın çeşitli arama modları arasında iki ana olanı vardır:
- Müşterilerin otomatik araması ve müşteri yanıtladığında çağrının bir aente aktarılması, yani alacaklının telefonu kaldırdığı an;
- Müşterilerin bir scripte göre robotla otomatik aranması.
Alacaklıların otomatik aranması müşterilerle iletişim kurmanın etkili bir yoludur. Otomatik aramanın avantajları arasında, çağrıların yapılması için gereken zaman ve maliyetlerin azaltılması, müşterilerle etkileşimin etkinliğinin artırılması ve robotla müşteri aramasının etkinliği hakkında veriler toplama ve analiz etme yeteneği bulunmaktadır.
Robotla Otomatik Arama ve Sesli Bildirimler
Alacaklıların otomatik aranmasını kullanırsanız, şirket çalışanları, borç miktarı, ödeme tarih ve koşulları, geç ödeme için faiz oranı gibi standart bilgileri her bir alacaklıya sunmak için arama yapma gereksiniminden kaçınabilir.Sesli bildirimler sayesinde, birkaç bin müşteriyi aynı anda arayabilirsiniz, bu da farklı kredi koşullarına sahip birçok müşteriniz varsa yararlı olabilir. Ayrıca, bu hizmet, müşteriye ulaşılamadığında SMS mesajları göndermeyi, abonenin DTMF basması veya sesle yanıt vermesi durumunda, aynı zamanda müşteriyle iletişim kurulurken, örneğin ismi, oturduğu şehir ve borç miktarı gibi müşteri hakkında dış kaynaklardan bilgi almayı ve sonuçları web hooklarını kullanarak göndermeyi de mümkün kılar.Oki-Toki, otomatik operatörün müşterilerle önceden hazırlanmış bir scripte göre iletişim kurmasını ve yanıtları kaydetmesini, DTMF basmaları istatistiklerini toplamasını ve dinlenen sesli mesajların sayısını analiz etmesini sağlar. Otomatik operatör, CRM’den gelen bilgileri kullanarak borçluya ismiyle hitap edebilir ve müşteri kartındaki bilgileri oynatabilir.Oki-Toki’nin alacaklıların otomatik aranması sistemi maksimum performans ve başarılı çağrı sayısının artırılması için optimize edilmiştir.
Alacaklının aente aktarılmasıyla Otomatik Arama
Bir telefon numarası otomatik çevirme ve çağrının bir aente aktarılması, otomatik aramanın bir başka varyasyonudur. Bu durumda, program müşteriyi doğrudan şirket çalışanıyla bağlar, aboneyi seçme ve yanıt beklemeye gerek kalmadan. Tüm agenter meşgulse, otomatik arama boş bir agent bulunana kadar duraklatılır. Bu tür otomatik arama, genellikle daha karmaşık scriptlerde kullanılır ve konuşma verimliliğini artırmak için scripti açar. Agent ayrıca, CRM’de müşteriyle iletişim kurarken bilgi girebilir.
Oki-Toki ile Otomatik Aramanın Avantajları
Oki-Toki, alacaklıların otomatik olarak aranmasını otomatikleştiren koleksiyon hizmeti için tam bir araç seti sunan bir programdır.Oki-Toki programının ana avantajlarından biri, yüksek performansı ve stabilitesidir. Günde 1 milyondan fazla numara arayabilir ve yüksek otomasyon seviyesine sahiptir, bu da personel üzerindeki maliyetleri önemli ölçüde azaltır. Ayrıca, Oki-Toki, diğer hizmetlerle entegrasyon ve özelleştirme için geniş olanaklar sunar, bu da programı çeşitli iş ihtiyaçları için esnek ve kullanışlı bir çözüm yapar.
Oki-Toki’deki Olanaklar:
- Otomatik arama görevlerinin planlanması: Oki-Toki programında çağrıların planlanmasını, deneme sayısını ve zaman aralıklarını ayarlamak mümkündür, böylece her zaman meşgul olan borçlularla başarılı iletişim kurulabilir;
- Sesli Mesaj: müşterilere robot Oki-Toki tarafından istenilen zamanda çalınacak sesli mesajları kullanabilirsiniz. Kendi kaydınızı kullanabilir veya sentetik bir sesle mesajı seslendirebilirsiniz;
- CRM ile Entegrasyon: Oki-Toki’yi harici veya kendi CRM’inize bağladığınızda, otomatik operatör kaydedilmiş sesli mesaja müşterinin kişisel bilgilerini ekleyebilir, müşterinin adını, soyadını, adresini ve abonenin kartındaki diğer bilgileri kullanabilir. Hizmet, müşteri yanıtlarını tanır ve gerekirse ek destek için uygun bir aente yönlendirebilir.
Teknik sorunlar, Oki-Toki programının kullanımıyla ilgili zorluklar veya alacaklıların otomatik aranmasının nasıl ayarlanacağı ile ilgili sorularınız varsa, sorunu çözebilecek teknik destek hizmetine başvurabilirsiniz.Daha fazla bilgi için Robotla müşteri otomatik arama hizmeti hakkında ayrı bir makale mevcut.
Otomatik Aramanın Raporlama İşlevleri
Oki-Toki’de, “Arama Günlüğü”, “Görev Listesi” ve “IVR Raporu” gibi özet ve detaylı raporlar içeren otomatik aramanın çalışması hakkında birkaç rapor bulunmaktadır.Eğer kısa bir özet isteniyorsa, otomatik arama hakkında en yararlı bilgilerin elektronik posta yoluyla otomatik gönderilmesini sağlayan Raporlar kullanılabilir. Bu, ay boyunca tamamlanan görevlerin sayısı, ilk denemede başarılı çağrıların yüzdesi, başarısız deneme nedenlerinin en yaygın olduğu ve agenter tarafından kaçırılan arama sayısını içerebilir.Görev Listesi belirli filtreler, örneğin otomatik aramanın adı, müşteri telefonu, saat dilimi ve görev durumu gibi belirtilen göre görevleri gösterir.IVR Raporu otomatik bilgilendiricinin çalışması sırasında tuşlamalar veya konuşma tanıma hakkında bilgi verir. Bu rapor, çalışmanın kalitesini değerlendirmek için gereklidir çünkü müşterinin hangi tuşlara bastığını öğrenebilirsiniz.Oki-Toki raporları hakkında daha fazlası blogdaki ayrı makalede bulunabilir.
Oki-Toki ile Alacaklıların Otomatik Aranmasının Perspektifleri
Müşteri-alacaklıların otomatik olarak aranması, manuele göre daha etkili ve maliyet açısından daha avantajlıdır. Otomatik arama ve birçok sesli bildirim kullanarak, çağrı merkezi ajanları artık uğultuları uzun süre dinlemek ve teknik bilgiler, örneğin borç miktarı gibi bilgileri sağlamak için zaman harcamak zorunda kalmayacak. Yani, daha az personel gerektirebilir ve maliyetleri düşürebilir veya ajanlara daha önemli, ilginç ve karmaşık görevler atayabilirsiniz. Sesli mesajları kaydedin, arama ayarlarını ve diyalog senaryolarını yapılandırın, müşteri-alacaklılara uygun çağrıları karşılaştırın ve en iyi performansı elde edin.Oki-Toki yardımıyla tahsilat ajansı için bir çağrı merkezi nasıl organize edilebileceği hakkında daha fazla bilgi ayrı bir makalede mevcuttur.Genel olarak, otomatik arama alacaklılarla etkileşim için en etkili çözümlerden biridir. Müşteri-alacaklıları arama programı olarak Oki-Toki’nin kullanılması, şirketin iş süreçlerini önemli ölçüde iyileştirebilir ve günümüz rekabetçi iş dünyasında daha fazla başarı elde etmeye yardımcı olabilir.Alacaklıları otomatik olarak aramak ve veri tabanını çevirmek için bu bağlantıya geçin ve web sitemizde kaydolun. Çağrı merkezinizde kullanım maliyetini hesaplamak için hesaplama sayfasındaki
