Bugün, iletişim merkezleri şirketlerin müşterileriyle iletişiminde kilit bir rol oynamaktadır. Ana iletişim yollarından biri, e-posta gönderimidir. Bu, sadece haberler ve promosyonlar hakkında bilgi vermekle kalmaz, aynı zamanda yüksek bir sadakat seviyesi sürdürmeye de yardımcı olur.İletişim merkezi için, gönderim için kaliteli e-posta şablonlarına sahip olmak önemlidir. Bu, iletişimi standartlaştırır ve müşterilerle etkileşimi geliştirir.Özellikle, satış scripti için bir şablon çok yararlı olacaktır, bu, olaylara dayanarak veya API üzerinden otomatik olarak gönderilebilir. Örneğin, bir agent bir yanıt seçtiğinde, bu tür e-postalar gönderilebilir. CRM anketinde. Bu makalede, bir çağrı merkezinde e-posta gönderiminin neden gerekli olduğunu ve oki-toki’de şablon ayarlarının nasıl yapılacağını açıkladık.
Bu aracı nerede kullanabilirsiniz?
E-posta gönderim şablonları, iletişim merkezleri için yararlıdır çünkü birçok işlemi otomatize etmeye ve müşteri hizmetlerini iyileştirmeye olanak tanır. Örneğin:
- Otomatik Satış: Müşteriyle ilk temasın ardından ürün veya hizmet hakkında teşekkür mesajı ve ek bilgiler içeren bir e-posta gönderebilirsiniz.
- Sipariş veya Başvuru Onayı: Siparişin tamamlandığı bilgisini müşteriye bildirmek için otomatik e-posta gönderimi kullanılabilir.
- Hatırlatmalar ve Bildirimler: Ödeme süreleri, teslimat veya sipariş durumu güncellemeleri hakkında hatırlatmalar göndermek için şablonlar kullanılabilir.
- Reklam: Güncel promosyonlar, indirimler veya özel teklifler hakkında bilgi içeren otomatik e-posta gönderimleri.
E-posta gönderimi, iletişim merkezlerinin işlerini kolaylaştırır, iletişimleri daha etkin yönetmeyi sağlar ve müşteri hizmet kalitesini artırır, zamanında bilgilendirme ve hızlı geri bildirim ile.oki-toki’de, şablonlar “CRM” bölümünde anket yanıtlarını ayarlarken kullanılır. Açılan menüden gerekli e-posta şablonunu ve alıcı adresini (alıcının e-postasını içeren iletişim alanı) seçin. Bir yanıta birkaç e-posta gönderimi ayarlayabilirsiniz.
Önemli! Birden fazla alıcı belirtirseniz, her birine ayrı ayrı e-posta gönderilir, toplu bir gönderim yapılmaz.
SMTP’yi nasıl ayarlayabilirim?
İlk olarak, e-posta gönderimi için SMTP sunucusuna bağlantıyı ayarlamanız gerekir. Bunun için şu bilgilere ihtiyacınız olacak:
- SMTP sunucusu: Bu, şirketinizin sunucusu, hosting sağlayıcısının posta sunucusu veya Gmail SMTP gibi üçüncü taraf bir SMTP hizmeti olabilir.
- Hesap bilgileri: SMTP sunucusuna erişim için kullanıcı adı ve şifre.
- Şifreleme: Verilerin güvenli iletimi için korumalı bir bağlantı (TLS veya SSL) kullanılması önerilir.
Gerekli tüm bilgileri aldığınızda, bunları Mail SMTP entegrasyonuna girebilirsiniz.
Gönderim için e-posta şablonu nasıl yapılır?
Daha sonra, e-posta gönderimi şablonunun ayarlanması ve oluşturulmasına geçiyoruz, bunu Bildirim Şablonları bölümünden yapabilirsiniz:
- Adı, gönderim yöntemini ve e-posta konusunu mutlaka belirtin;
Dosyaları eklemek gerekiyorsa, bunları önce oki-toki’de Dosyalar butonuna tıklayarak yükleyin ve sonra listeden gerekli belgeyi seçin.Daha sonra, alıcıya gönderilecek e-posta metnini hazırlayın.
- Bilgiyi otomatik eklemek için akıllı etiketleri* kullanın:
- Soru metni №1— {{q1}};
- Soru metni №1 ve yanıt №2 — {{q1a2}};
- Metin alanlarının içeriği — {{q1a2.t}}.
Değişkenleri rahat bir şekilde girmek için, aşağıda yer alan akıllı etiketler işlevselliğini kullanın. Etiketlerle, şablona tek bir tıklamayla arama sonuçları (veya sistemden alınan diğer bilgiler) hakkındaki bilgiyi ekleyebilirsiniz.*Akıllı etiketler — bu, mesaj şablonlarında (örneğin, e-posta gönderimleri veya SMS’ler) kullanılan ve gönderim sırasında otomatik olarak belirli verilerle doldurulan özel etiketler veya değişkenlerdir. Örneğin, müşteri anketinde iletişim alanları doldurulmuşsa: {{İsim}}, {{Adres}}, {{Yorum}}. Daha fazlasını makalede bulabilirsiniz.
Müşterilere SMS Mesajları Gönderme
E-posta gönderimlerinin yanı sıra, oki-toki’de müşterilere SMS mesajları gönderimini ayarlayabilirsiniz. Başlamak için:
- SMS metni yazın: Alıcıya gönderilecek kısa ve bilgilendirici bir metin düşünün. SMS’lerdeki karakter sınırlamasını (genellikle en fazla 160 karakter) göz önünde bulundurun.
- Akıllı etiketleri kullanın: Akıllı etiketler, SMS’e müşterinin ismi, tarih veya arama sonuçları gibi kişiselleştirilmiş bilgileri otomatik eklemenize olanak tanır.
- SMS şablon örneği:”Merhaba, {{Name}}! Sipariş numaranız {{order_number}} gönderildi ve yakında size ulaşacak. Saygılarımızla, oki-toki.”
- Otomatik gönderim: Bir agent SMS’leri manuel olarak gönderebilir veya belirli olaylara (örneğin, aramanın tamamlanması veya anketin doldurulması) dayanarak otomatik gönderim ayarlayabilirsiniz.
CRM’den SMS gönderimi için e-posta şablonu kullanmaya başlamak için, SMS için ayrı şablonlar oluşturmanız gerekir. Adı belirtin ve gönderim yöntemi olarak SMS sağlayıcısını seçin. “Şablon” satırına, müşteriye gönderilecek metni, en fazla 160 karakter olacak şekilde yazın.
- Test ve deneme: Gönderimi başlatmadan önce, mesajın görünümü ve içeriği doğru olduğundan emin olmak için birkaç numaraya test gönderimi yapın.
- Operatör istasyonundan gönderim: Call-center agentinin şablonları, anket içindeki otomatik gönderimler için olduğu kadar, operatör istasyonundan SMS gönderimi yaparken de kullanılabilir.
SMS şablonları kullanmanın, mesajların gönderim süreçlerini hızlandırdığı ve arama sonuçlarına dayalı bilgilerin iletimini kolaylaştırdığı görülmektedir.E-posta gönderimi, müşterilerle etkileşimde otomasyonun önemli bir unsuru. Oki-toki’de çeşitli görevler için şablonları kolayca ayarlayıp uygulayabilirsiniz: Satışların otomatizasyonundan bildirimlerin ve reklam kampanyalarının gönderilmesine kadar. Bu, agentlerin işlerini kolaylaştıracak ve müşterilerle hızlı ve etkili bir iletişim sağlayacaktır.Eğer ilk defa sitemizi ziyaret ediyorsanız — oki-toki script ve anketler hakkındaki kısa video serimize göz atın..